Nous recherchons un(e) coordinateur(trice) de projets événementiels pour épauler notre équipe dynamique de chefs de projet dans la planification et la mise en œuvre de la logistique et de l’organisation d’événements sportifs exceptionnels. Vous jouerez un rôle clé dans le bon déroulement de chaque événement, en soutenant l’équipe et en veillant au respect des délais. Votre rigueur, vos compétences en communication et votre capacité à gérer plusieurs tâches simultanément seront essentielles à ce poste.
Lieu : Montréal, QC (Hybride : 2 jours et plus au bureau, sujet à changement)
Le bilinguisme (français et anglais) est considéré comme un atout.
Ce poste exige une présence de quatre (4) jours ouvrables et d’un (1) jour de week-end pour compléter une semaine de travail de 5 jours, sous réserve de modifications selon les besoins du projet. Par exemple, l’employé travaillera soit du mardi au samedi, soit du dimanche au jeudi.
Principales responsabilités
- En tant que coordinateur de projet, vous assisterez notre équipe Événements en fournissant un soutien organisationnel, logistique et administratif pour divers programmes de voyages sportifs, événements et programmes d’accueil.
- Vous travaillerez sur plusieurs projets et pour différents clients, notamment des ligues sportives, des fédérations nationales sportives ou des sponsors et partenaires d’événements, et vous les aiderez dans la documentation des événements, y compris les itinéraires, les calendriers et la coordination des fournisseurs.
- Collaborer avec les fournisseurs et prestataires pour le suivi des détails de l’événement, notamment l’hébergement, le transport et la logistique. La maîtrise de Smartsheet est un atout.
- Appui au suivi des échéanciers de projet, en veillant au respect des délais et à l’exécution des tâches dans les temps.
- Aider à la gestion et à la mise à jour des budgets des événements, contribuer au suivi des dépenses et apporter un soutien au rapprochement budgétaire.
- Coordonner les réunions internes, notamment en organisant les appels, en préparant les ordres du jour et les documents de réunion, en participant aux réunions d’équipe, en prenant des notes et en contribuant au suivi des points d’action.
- Apporter un soutien à l’équipe sur place lors des événements, en veillant à ce que tout soit organisé et se déroule sans accroc.
- Contribuer en permanence à identifier les domaines où les processus peuvent être améliorés afin d’accroître l’efficacité et la productivité, en veillant à ce que tous les événements soient conformes aux procédures internes et aux normes de qualité.
- Recherche approfondie pour faciliter l’approvisionnement, création de supports de présentation internes et externes pour les nouveaux projets et/ou éléments de programme. La maîtrise de Canva est un atout.
- Comprendre, appliquer et promouvoir les valeurs de l’entreprise en toutes circonstances.
Le candidat retenu devra démontrer les capacités suivantes :
- Diplôme d’études collégiales ou universitaires dans un domaine connexe de préférence.
- Au moins 2 ans d’expérience pertinente dans la logistique des voyages sportifs, les voyages de motivation ou l’événementiel événementiel.
- Capacité avérée en gestion de projets et d’événements sur site.
- Créativité et expérience en matière de recherche et de développement de concepts.
- Solides compétences organisationnelles et multitâches, avec la capacité de gérer plusieurs tâches et échéances.
- Excellentes compétences en communication écrite et orale, avec une capacité à interagir aussi bien avec les équipes internes qu’avec les clients externes.
- Maîtrise de la suite Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint, Teams, Outlook)
- La connaissance des outils de gestion de projet comme Smartsheet est un atout.
- Autonome et capable de travailler efficacement en équipe.
- La volonté et la capacité de voyager (au niveau national et international) – en comprenant que les événements sur site exigent une flexibilité au niveau des horaires de travail
- Adaptable et flexible, avec une attitude positive et proactive même face à des exigences changeantes
- Forte volonté d’apprendre et de progresser dans la gestion d’événements et la coordination de projets
- Passionnée de sport et de voyages
- Le bilinguisme (français et anglais) est considéré comme un atout.
Environnement de travail
- Modèle de travail hybride avec deux jours ou plus par semaine au bureau de Montréal
- Possibilités de voyager et de travailler lors d’événements sportifs en direct et de programmes d’accueil d’entreprise
- Collaboration avec les équipes partout au Canada et les bureaux internationaux de Direct Travel / ATPI
- Accès aux opportunités de développement professionnel et d’évolution de carrière
